Ahora que el virus le hizo una zancadilla a los espacios de Coworking, cafeína emocional ofrecen a cambio los súper poderes de las reuniones y eventos online como solución de mercado.
Por_ Pilar Entrala V.
Ilustración_ Alfredo Cáceres
Si los cumpleaños ya tienen fecha para que apagues las velas a distancia y los matrimonios se celebran express, “Sin cita-Sin espera-Desde casa”, ¿cuáles son entonces los trucos cuando se trata de compartir un café para cerrar tu próximo proyecto?
Sin magia, sin olor, sin sabor, sin marca definida, con una duración máxima de tiempo y de preferencia en un espacio desinfectado, con o sin azúcar, el nuevo glosario de términos del Marketing para ponerse a tono con los estragos de un virus que llegó y se quedó, parece tener el dilema resuelto.
“Reserva en tu agenda este Lean Coffee online y crea tu propio evento”, dice la invitación que ahora “la lleva” todo el tiempo en las redes. Ganchos a la altura de “no canceles tu cita, tenemos las mejores salidas para un encuentro digital exitoso”, son la vía de escape para estar en la lista de los top ten de las agencias creativas dispuestas a darlo todo antes de ver su brazo a torcer por el zarpazo de la pandemia.
La artillería de las Apps con técnicas de facilitación remota ofrecen el último grito en versión en línea, con ingredientes varios: Gestión y Agenda de invitados + Ferias virtuales + Transmisión de charlas en directo + Networking de los asistentes + Redes sociales privadas + Selección de sponsors y expositores vía streaming y mucho +…
Con un mix de tecnologías bien orquestado, la provocación es subir el tono al próximo nivel para sumarte a los planes de contingencia y superar la brecha que te deja esa maldita imposibilidad de verte negociar cara a cara, si realmente no quieres que te estornuden de frente…
Tienes que vivir un periodo de transición en aras de digerir esta nueva manera de enfocar el mundo tal cual está. O sea, patas arriba desde que cambiaron los códigos habituales del juego del mercado. Esos que te obligan a vivir conectado si realmente quieres existir.
Vivir enredado es parte de la nueva inteligencia social, porque lo que ya había a nivel de estrategia de liderazgo está a punto de desintegrarse y la incertidumbre te tiene sumergido en la ruta de la Transformación Digital. Esa que tampoco te permite saborear, oler, tocar o probar.
Ahora que al menos por un largo tiempo el encierro ha puesto en jaque los espacios de trabajo compartido que beneficiaron hasta hoy a emprendedores y Pymes, y los avezados “coworkers” como tú continúan «secuestrados» en su casa, te has puesto a pensar ¿cómo será tu oficina cuando regreses y cuáles serán los protocolos a seguir?
Como espuma de leche
A pesar del estudio realizado por el Instituto Tecnológico de Massachusetts (MIT) señalando que el “coffee break” puede incrementar el rendimiento laboral en 8%, siendo el descanso y la relación con los compañeros la mejor motivación para aumentar la socialización, produciendo confianza y mayor productividad, la “conversa” compartida junto a la máquina del café en horas de oficina se quedó en el pasado.
Además, con los espacios colaborativos en jaque, horarios de recepción limitados, paneles protectores para minimizar riesgos y visitas acotadas a lo estrictamente necesario, la interacción ya no es la misma.
Las medidas restrictivas abrieron fuego: adiós a las reuniones masivas del club de los buenos muchachos y ni hablar de los eventos en vivo. Los escritorios ubicados a un metro de distancia, los espacios comunes reemplazados por sectores privados, más higienizados y menos rentables, le dijeron chao a esa manera «moderna» de trabajar. Aquella donde tu verborrea te permitía sobrevivir a una suerte de orden cooperativo donde te sentabas libremente ahí, en el lugar que más te tincaba.
Tu antigua comunidad sigue enchufada, pero en onda digital y por los próximos meses vivirás una verdadera lección. Una que se deletrea en cuatro cifras y que en síntesis responden a las siglas V.I.C.A.
Concepto atribuido a Bob Johansen (1945), consultor estadounidense, ex CEO del Institute for the Future, y «digerido» por el Ejército de Estados Unidos para referirse a la necesidad de diseñar nuevas estrategias ante los cambios de escenario (se utilizó para explicar el “nuevo mundo” tras la caída del Muro y el fin de la Guerra Fría, luego fue todo un boom con los eventos del 11/S), el mercado actualmente pasa por 4 estados de ánimo tendientes a inflarse como espuma de leche. En la lectura de la borra de tu café se descifran así: Volatilidad, Incertidumbre, Complejidad, Ambigüedad (¿te suena?).
Más claro echarle agua a la taza que tienes delante tuyo: con el distanciamiento social, no más ritual de los WorkCafé a la vena. La imagen de oficina en la cual trabajar, conectarte a internet, celebrar reuniones, asistir a encuentros y, por supuesto, realizar gestiones financieras, ya es parte de lo que el viento se llevó.
No más apretones de mano, piensa y muévete codo a codo. Resetea tu enfoque con acceso directo al café virtual. Y si ya asumiste que la anormalidad es parte de la rutina, únete a ella. Capaz que llegue a tu domicilio un bono de ¡Bienvenido al Club! ah... y al recibirlo, lávate las manos.
Juntos pero no revueltos
Jim Benson y Jeremy Lighsmith fueron los ingeniosos de la metodología Lean Coffee, en Seattle, en 2009. Lean, asociado a la estrategia de gestión y producción que utiliza la mínima cantidad de recursos, es un concepto que comenzó siendo una técnica de fabricación de la marca japonesa de autos Toyota (Lean Manufacturing) con gran éxito. Por su parte, en el imaginario colectivo del Marketing, la idea de compartir un “Coffee” está ligada a la acción de conversar los temas de interés en reuniones programadas cada una o dos semanas y en un mismo lugar.
Enfocados como “solución innovadora y altamente efectiva”, los Lean Coffee Virtuales son la nueva señal orientada a Pymes, Gestores de Proyectos, Directores de Planes de Negocio y Emprendedores dispuestos a trabajar juntos pero no revueltos.
Si el Lean Coffee presencial sirvió para reducir pérdidas de tiempo y los asistentes se reunían en torno a un buen café de grano liderados por un ágil moderador, tablero tipo Kanban a mano con la finalidad de reflejar los flujos de trabajo a partir de las «nuevas ideas», lo «hecho» y «por hacer» (ciertamente más eficiente que los ñoños tableros de corcho o las enormes pizarras en blanco… k miedooo), ahora el offline es reemplazado por las MasterClasses y los Talleres remoto que potencian el impersonal ritmo en modo #teletrabajo.
Consciente de que aparecer en una fría pantalla de computadora como speaker es una experiencia harto diferente, prepárate a elevar tu nivel de energía. “A diferencia de los eventos en persona, donde los asistentes probablemente tengan que cruzar fronteras y tener estadías en hoteles y viajes en avión programados en sus calendarios, las citas virtuales necesitan recordatorios más regulares. A veces las personas olvidan que el evento web está programado y no se registran. Los organizadores deben enviar recordatorios regulares en los meses, semanas y días previos para mantener a los asistentes interesados y comprometidos, y asegurarse de que no te abandonen en el último minuto”, aconseja el portal Adlatina.com, enfocado a los Negocios y a la Comunicación. Dato útil en cuarentena.
Trébol de la suerte
Ante el COVID-19, vuelven a estar de moda los consejos de supervivencia de la consultora española Factor Humano. Evita que se enfríe tu café virtual y repítete a ti mismo: –“Mismo… las situaciones de estrés suelen inscribirse en alguno de estos cuatro elementos V.I.C.A y si tengo sabiduría, con un poco de suerte, y de acuerdo a la naturaleza del reto al cual me enfrente, sabré aplicar estos diferentes enfoques”.
Volatilidad: este reto es inesperado, inestable y tal vez de duración desconocida. Aun así, no debe ser especialmente difícil de entender y tendrás acceso a un cierto conocimiento sobre el mismo.
*Visión: responde anticipadamente para la eventualidad (debes tener talento identificado para afrontar la nueva circunstancia). No obstante, son medidas caras y hace falta dimensionar tu inversión al riesgo. Es importante comunicar claramente lo que quieres.
Incertidumbre: conocerás las causas y efectos básicos de la situación, pero te faltará información detallada. Recuerda: este cambio es posible, pero no es seguro.
*Visión: invierte en información para captarla, aprovecharla y compartirla. Será importante que seas flexible.
Complejidad: la situación que vives presenta muchas variables y conexiones entre sí. Una parte de la información está disponible y puedes predecirla, pero el volumen de datos te resulta hoy agobiante y difícil de procesar.
* Visión: reestructura, asesórate por especialistas dentro de tu círculo.
Ambigüedad: No hay precedentes y no sabes ni puedes calibrar el alcance de todo lo que NO sabes.
*Visión: experimenta, lanza hipótesis, contrástalas y extrae lecciones rápidamente. Aprender a “abrazar” este vuelco incremental e interactivo es la cuestión.
